管理台帳とは？Excel(エクセル)だけでシステム化・効率化する方法をご紹介！

管理台帳とは

管理台帳は、何がどこにあるのかなどを管理するために記録されている帳票を指します。様々な資産を扱う企業において、パソコン・スマートフォンといった備品、利用しているソフトウェア・ライセンス、文書など多種多様な種類の管理台帳が運用されています。資産を取得するたびに記録する、年に1回の棚卸しなどのタイミングで記録されていきますが、その管理台帳の多くは一覧形式で把握がしやすく、どのPCにも基本的にインストールされていて誰もが入力しやすい使い慣れたMicrosoft Excelで行われています。

Excelで管理台帳を運用している場合、デメリットとして以下の点が挙げられます。

• 他の人が書いた管理情報を削除してしまっても気づきにくい
• 更新時に、過去に書いた管理情報を再度書かなければならない
• 管理情報の入力漏れがあっても気づきにくい
• 入力内容に不備があっても、台帳の管理者が確認したタイミングで発覚する

Excelの機能を活用すれば解決する可能性もありますが、マクロなどを組み込んでいくと仕様がブラックボックス化してしまい、担当者が変更となった場合に改訂などのメンテナンスがしにくくなるなど更なるデメリットが生じる危険性もあります。

課題を解決するためには、管理台帳をシステムで運用することがおすすめです。システム化を行うツールとして、管理台帳の入力・集計表をExcelベースでシステム化することができる帳票電子化ツール「XC-Gate(エクシーゲート)」を使って行えば、上記のデメリットは解消できることに加え、管理台帳の入力・運用を便利かつ効率化にすることができます。

管理台帳のシステム化に活用できるシステム

「XC-Gate」は、皆様が使い慣れたMicrosoft Excelで作成した帳票を、タブレットなどで入力しやすいようWEB帳票に変換することができる、帳票電子化システムです。Excelベースなので、元々使っていた管理台帳をそのままのレイアウトで電子化することもできます。

実際に、「XC-Gate」で作成した入力フォーム・管理台帳のサンプル帳票を使ってご紹介いたします。

「XC-Gate」を用いた管理台帳の便利な運用方法

PC、タブレットといった社内備品の管理台帳を「XC-Gate」で電子化しています。①入力用フォーム②管理台帳（集計画面）の2種類を用います。

タブレットやスマートフォン、ハンディターミナルからでも入力が可能

「XC-Gate」はWEBシステムでブラウザを用いて入力するため、マルチデバイスに対応しています。Excelがインストールされていない端末からでも入力が可能で、PCからの入力だけではなく、社用携帯として配布されているスマートフォンから手軽に入力することもできます。また、専用ソフトが必要となることの多いハンディターミナルでも「XC-Gate」は利用できるので、備品にバーコード・QRコードを読み取って備品情報の入力を効率的に行えます。

入力漏れがあると登録ができないように制御

必須項目としている備品管理番号や利用開始年を書いていない場合、登録ができないように制御することができます。こちらの登録制御は、「XC-Gate」にある”必須項目”という追加設定を行うか、条件によって登録制御したいという場合は、ExcelのIF関数を用いて簡単に設定することができます。必須項目をすべて入力しないと登録できないようにすることで、正しい管理情報の収集につながります。

過去情報を引用して入力効率化

長期間利用する備品は定期的に同じ内容を入力する必要があります。備品の数が多いと情報入力だけで時間がかかってしまうため、手間を減らすために過去情報の引用入力機能を「XC-Gate」では設定することができます。管理番号など、識別できる一意の値を入力して転記ボタンを押下すると、自動的に情報が入力されます。備考欄などは適宜入力は必要ですが、関連情報が自動的に入力されるため、管理台帳への入力をスムーズに行えるようになります。

新規追加されたもの・今回の記録にはないものを一目で把握

管理台帳は、入力フォームから登録された備品情報を一覧できるようになっております。上部には絞り込み条件、並び順の変更機能を用意しており、登録状況を一目で把握できるようになっています。

今回の例では「種別」のみ絞り込み条件として設定しています。管理台帳への工夫として、過去に登録されたことがある備品なのか、新規で登録された備品なのか、目視で利用開始年を確認していかなくてもいいように、新規で登録された備品には背景色が変わるように設定しています。こちらはExcelの条件付き書式で簡単に設定することができ、色で判別しやすくする方法は管理する上で有用です。

検索画面を作成してほしい情報をすぐに抽出

XC-Gateには検索画面を作成する機能があり、「管理番号」「担当者」「使用状況」などで検索して絞り込み、該当の備品管理データを表示できます。特定の備品情報だけデータとして使いたい場合は、検索結果をCSVで出力することもできます。検索画面を用意しておくと、例えば「2023年利用開始のPCは今どこで使われているのか」「未使用だが破棄されていない備品は何台あるのか」など、調査が必要になる作業もこのような検索画面を用いることで即座に完結します。

管理台帳の電子化に「XC-Gate」を使うメリット

備品管理台帳を例にご紹介いたしましたが、冒頭にもあったとおり台帳は様々な種類がございます。ただ、入力形式はあまり大きくは変わらないことが多いため、サンプル帳票をベースにして項目名、プルダウンの値を書き換えるだけで、その他の管理台帳にも応用することができます。実物がないため番号での管理が難しいソフトウェア・ライセンスなども管理台帳を作成し、「XC-Gate」内で管理することも可能です。「XC-Gate」を利用中のお客様は、「XC-Gate」で電子化した帳票の管理をこのように管理台帳で運用する方法もございます。管理台帳を管理者以外に見せないようにするために、ログインID単位でセキュリティを設定してアクセス不可にすることも可能です。

「XC-Gate」は管理台帳専用のソフトではなく、紙で記録している日報や点検表、チェックシートなど様々な帳票を電子化することができる、拡張性のあるソフトです。「XC-Gate」を活用して様々な帳票を電子化することで、費用対効果増加にもつながりますので、紙の記録を行われている業務があれば、ぜひ「XC-Gate」をご検討ください。

有益な参考情報として、紙帳票に課題を持たれていたお客様が、「XC-Gate」を導入したことによるメリットをご紹介している事例も多数公開しておりますので、どのような帳票を電子化されているのかをご覧ください。

サンプル帳票はこちら

今回ご紹介した管理台帳への入力フォーム、管理台帳集計帳票は、テクノツリーデベロッパーサイトからダウンロードすることができます。すでに「XC-Gate」をご利用のお客様は、アップロードするだけですぐに使えます！

＼ テクノツリーデベロッパーサイトはこちら ／

ダウンロードの際は、デベロッパーサイト内の「サンプルデータダウンロード」から、「【帳票サンプル】管理台帳」を選択してください。(デベロッパーサイトへの無料アカウント登録が必要です)

他にも、便利なサンプル帳票を公開しております。気になる方は、ぜひ「XC-Times(エクシータイムズ)」でタグ：サンプル帳票 と検索してみてください！