定期点検表・日常点検表を電子化するメリット

点検とは？

点検とは、設備や備品など様々なものに対して、異常・不良など悪い所がないか、正常に作動するかなどを検査することを指します。
また、点検は作業が安全に行えるかどうかをチェックする役割も担っており、日常の業務において重要な意味を持っています。
その検査内容を記録するのが「点検表」です。

安全性を維持するために行われてる点検表の主な例として、自動車の定期点検、エレベーターやエスカレーターの定期点検、消防法によって報告が義務付けられている消防設備の点検などがあります。
点検表は、定期的に記録していくことで異常傾向も把握できるようになり、設備などのトラブル・故障を未然に防ぐことにつながります。

点検表の役割としては、「点検箇所の統一化」「安全性の維持」「トラブル・故障の予知保全」が挙げられます。

今回の記事では、製造業で記録される点検表の内容をベースに解説いたします。

点検表の主な運用

製造業で運用する点検表には、日常点検表、保守点検表、設備点検表、始業前点検表など様々な名称があります。「点検表 テンプレート」と検索するとExcelベースのテンプレートが公開されていますが、各作業で点検内容が異なるため、それぞれ自社・自部門でフォーマット・書式を作成されています。
作成している点検表を印刷して現場で記入し、書いた後はパソコンに入力して集計・分析を行ったり、ファイリングして保管したりと、どちらかの方法で保存されています。

点検表を電子化すると、単純に紙帳票から電子帳票に置き換えるだけではなく、電子帳票ならではの機能も追加できるので省力化・業務効率化といった複数の効果を得られます。

基本的には紙で運用されている点検表を、電子化することで得られるメリットと点検作業の効率化に役立つソリューションをご紹介いたします。

点検表の運用でよくある課題

基本的な運用の流れは、

①記入するための点検表フォーマットを印刷、点検設備によって分かれている場合はその分印刷
②現場で作業者が点検を行い、記入
③点検表を提出・回収
④所定の場所に保管・またはパソコンへ入力

と、記録する以外にも複数の作業があり、点検表の運用は企業によってさまざまな課題が生じています。

• 記載漏れ、記載ミスがあってもすぐに気づくことができない
• 作業者が点検場所に実際に行って、点検記録を行っているかどうかの証拠がとれない
• 点検記録の枚数が年々増えており、作業者への負担が増加し続けている
• 紙に書いた後のパソコンへの入力・保管などの処理に時間がかかっている

引用：『XC-Gate導入事例』トーホーテック株式会社様

点検表は、雑に行われても気づくことができない、記入漏れを防ぐことができないなど、正しいデータ収集ができなくなっている場合があります。

また、点検表はどうしても入力枚数・入力箇所が多くなりやすいため、記録と保管に時間がとられてしまい、記録して完結してしまっているケースも少なくありません。そうなると、点検表の役割である「トラブル・故障の予知保全」が実現できなくなってしまいます。

点検表に関連する主な課題をあげましたが、これらは点検表の電子化することで解決することができます。

点検表を電子化するメリット

記録漏れやミスが画面上で分かるように工夫し、作業ミスの抑制

引用：『XC-Gate導入事例』日本航空電子工業株式会社様

電子帳票であれば、画面上に未入力箇所があると赤色に表示させる等、視覚的にわかりやすく表示できます。作業者側で気づくことができるので入力漏れ・ミスが低減し、監督者の確認作業の負担を軽減することが可能です。

点検を現場で実施した証拠を残すことができる

引用：『XC-Gate導入事例』株式会社デンソーウェーブ様

点検設備や場所に貼り付けられたQRコード（電子帳票のURL）を読み取らなければ入力できないように制御することで必ず点検場所に行って記録を行う運用を実現できます。

電子化した点検表の活用ポイント

検索機能で点検履歴をすぐ確認

紙の点検表で運用していると、過去の点検結果をその場で確認はできないのはもちろん、ファイリングされているものから該当の点検表を探し出す作業が必要になり、かなりの時間を要します。

点検表を電子化すると、作業者が過去の点検結果を「設備名」「点検時期」などで検索すると点検現場から確認できるようになります。

週報・月報といった集計を自動化

点検表を電子化して入力していくと、日々の点検結果がデータとして蓄積されていきます。集計用の電子帳票を用意しておくと、あらかじめ設定しておいた条件で集計作業も自動化することができます。

グラフ表示で傾向把握

定期的に記録を行った後、集計した状態で数値の傾向を把握することも点検業務では重要なポイントです。ですが、数字だけを見てもすぐに上昇傾向か、下降傾向かを把握することは困難です。

週間、月間とまとまった点検結果をグラフにすることで、直感的に把握できるようになります。時間をかけずに状況把握ができるようになるため、業務効率化にも貢献いたします。

「XC-Gate」は点検表の電子化を支援します

「XC-Gate」とは？

「XC-Gate(エクシーゲート)」は、Excelだけで入力しやすい WEBの電子帳票を作成できる、現場帳票電子化ソリューションです。

「始業前点検表」「設備点検表」「日常点検表」といった、様々な名称・レイアウトで運用されている製造現場の帳票を、「XC-Gate」は誰でもカンタンに、使い慣れたExcel(エクセル)だけで入力しやすい電子帳票を作成することができます。

製造現場から、タブレット、スマホ、パソコンさまざまなデバイスから電子帳票に入力することができ、即時データ化されるので検索・集計・分析などに活用して業務効率化・現場の改善に貢献いたします。

使い慣れたExcelで点検表を自分で電子化

引用：『XC-Gate導入事例』日本航空電子工業株式会社様

現場帳票の電子化するには、現場に定着するか・継続して使われるかどうかが大きな鍵となります。

「XC-Gate」であれば、これまで使っていた点検表のレイアウトを変えずに電子化することができるので、現場の運用を大きく変えずに電子化することが可能です。さらに、紙ではすべて記入しなければならなかった計算項目を自動計算して表示させる等、入力作業を効率化することで作業者にとってもメリットがあることを認知してもらえると、電子帳票が現場に浸透していきます。

「XC-Gate」の電子帳票作成・電子帳票への入力をお試しできる無料トライアルはこちら