ヒヤリハットとは？目的や報告書の書き方、情報共有方法まで徹底解説！

「ヒヤリハット」は、製造業や建設業といった危険を伴う場面や、医療や福祉といった人命に関わる場面で使われることが多いですが、デスクワークであっても事故の原因となりそうな「ヒヤリハット」を経験している方は多いと思います。職場の潜在的な危険性や有害性を見つけ出し、これを排除・低減するための安全活動の1つが「ヒヤリハット」活動です。

重大な労働災害を防ぐためにも、「ヒヤリハット」の記録・情報共有は必要不可欠です。本記事では、「ヒヤリハット」の概念と、報告書の書き方から情報共有の方法までを詳しくご紹介いたします！

ヒヤリハットとは

まず、「ヒヤリハット」という言葉は仕事中に危険な場面に遭遇し、「ヒヤリ」「ハッ」とすることが由来です。仕事中に危ないと感じたもののや災害や事故に至らなかった事象のことを「ヒヤリハット」と呼んでいます。

「ヒヤリハット」に関連して、「1：29：300の法則」という法則があります。こちらはアメリカの損害保険会社で働いていたハインリッヒという人物が提唱したもので、労働災害における件数を統計学的調査を行い、1931年に「Industrial Accident Prevention」という著書で発表しました。1件の重大事故の背後には、重大事故に至らなかった29件の軽微な事故が隠れており、さらにその背後には事故寸前だった300件の異常、つまりは「ヒヤリハット」が隠れているというものです。

企業では労働災害の発生を防止するため、この「ヒヤリハット」の事例を集めて、今後発生しないように対策を進めることと、危険性を共有して認識を深めていくことで重大な事故が発生しないようにする必要があります。「ヒヤリハット」の事例をもとにした安全活動はすでに多くの企業が実施しているかと思いますが、安全活動の原点となる、各作業現場で発生する「ヒヤリハット」を収集するにあたり、事象を記録し、報告しなければなりません。また、「ヒヤリハット」をまとめた後には関係者へ共有する機会を設ける必要があります。

ヒヤリハット事例を収集して今後の安全活動・対策に活かすため、ヒヤリハット報告書の書き方をご紹介いたします。

ヒヤリハット報告書の書き方

ヒヤリハットの報告書を運用している企業では、このような報告書で運用されていることが多いです。

この報告書は「①事例を収集する」「②事例を共有する」「③同様のヒヤリハットを発生させないようにする」を実現することが目的です。書くだけで完結させるのではなく、以下の内容を考慮して記録していくととで、「ヒヤリハット」の事例収集と対策を練ることが捗ります。

回避した「ヒヤリハット」も記録する

実際に「ヒヤリハット」が起きた場合は、報告書に記録して事例として収集していきますが、回避できた「ヒヤリハット」も、事例として今後発生しないように記録しておくべきです。
例えば、

• ヒヤリハット内容「作業場の床が濡れていたため、足を滑らせる・転倒のリスクがあった」
• 原因「前日の清掃で十分に水切りができていなかった」
• 対策「清掃チェックシートに水切りが完了チェック項目を追加し、徹底するようにした」

など、未然に防いだ場合でも、原因と対策を記録しておくことでより多くのヒヤリハット事例を収集することができるようになります。

問題をカテゴリーで分ける

報告書に記録されたヒヤリハットを集計する必要がありますが、報告書をすべて自由記入にしてしまうと、記録する人の裁量に左右されてしまうため、日時や起きた場所でしか分けることができなくなり、ヒヤリハットを分類できなくなります。

分類ができていないと、どこを改善すべきかをまず報告書の文章を読み込んでから判断しなければならず、対策を考えるまでに時間を要します。

そのため、報告書に記録した「ヒヤリハット」が環境起因なのか、設備・機器なのか、設定された手順によって生じたものなのか等、どこが起点となってヒヤリハットが生じたのかをカテゴリーに分けて記録してもらうことで、一番「ヒヤリハット」が生じやすい起因が何なのかを把握できるようになります。生じやすい起因が把握できたら、優先的に対策を行うことで効率的な安全活動の実施が可能となります。ヒヤリハットをカテゴリーでまとめられるように、報告書に項目を用意しておくことをお勧めします。

具体的な場面を記録する

文字情報だけでは、受け取った側に場面を想像をさせる必要があり、「ヒヤリハット」の原因を関係者へ伝えきれない場合もあります。視覚情報として、発生状況を報告書と写真で保存しておくことで、適確な対策案を出すことにつながります。
写真の撮影・貼付が難しい場合、「ヒヤリハット」が起きた場面を簡易な図（イラスト）として描くことができれば、文字情報だけよりも明確に伝達することができるようになります。

このように、ヒヤリハット報告書にはたくさんの情報を記録していく必要がありますが、報告書の記入を義務付けることはできても、入力する作業者によって表現や書き方が異なっていたり、重要な部分の記入漏れがあったりする等、「ヒヤリハット」に関する正確な情報を集めることに苦労するケースもあります。

正しいデータ収集と共有・対策スピード向上への近道は、「ヒヤリハット報告書の電子化」と「ヒヤリハット内容の集計自動化」です。

ヒヤリハット報告書を電子化

ヒヤリハット報告書を、現場帳票電子化ソリューション「XC-Gate(エクシーゲート)」使って電子化した場合の工夫例をご紹介いたします。

その場で写真を撮影・貼付

報告書をタブレットやスマートフォンなど、カメラ付きの端末で報告書を入力すれば、ヒヤリハットが起きた現場写真も撮影して貼付することができます。

実際に起きた現場を報告書と合わせて写真に残しておくことで、具体的な対策を講じることができます。写真は複数枚貼付することができるため、角度を変えた写真や拡大/縮小の写真を登録するなど、より関係者へ伝わりやすい報告を作成することが可能となります。

「ヒヤリハット」の集計を自動化

「XC-Gate」ではたまったデータを画面上に参照する機能が用意されており、ヒヤリハットの報告書集計業務にも活用できます。入力した情報はすべてデータ化されるため、集計表をあらかじめ用意しておくことでヒヤリハットの内容をまとめる必要がなく、このように集計表を自動で反映されるようにすることも可能です。

この集計表をもとに、共有の場を設けて意見交換を行い対策案を検討していくこともできますし、作業者が常に見ることができる環境にすることで、関係者のみならず従業員全体がヒヤリハットへの意識を高めることにもつながります。

「XC-Gate(エクシーゲート)」は1か月間の無料トライアルもご用意しています。実際に利用されている紙のヒヤリハット報告書をそのままのイメージで電子化することが可能です。

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