記入漏れを防ぐには？想定される要因と具体的な対策、対策実例をご紹介！

日常業務の中で様々な記録・書類の作成を行いますが、記録する本人が必要な箇所に記入をしていないまま気づかずに提出してしまう、いわゆる記入漏れが生じることがあります。記入漏れが発生した場合、後から必要な項目を全部記録してあるかをチェックしなければならない、記入漏れがある書類を差し戻しする、といった手間が発生してしまいます。記入漏れに加えて、誤った箇所に記入してしまう記入ミスも同様に確認・差し戻しという余計な労力がかかってしまうため、対策を講じなければなりません。

一般的な対策として、記録する本人が記入漏れをしないように意識し、記録内容を全て目通ししてから提出するというものですが、回数を重ねるうちにどうしても見逃し・見間違いによる記入漏れが発生してしまいます。このように、人が記録する上ではなかなか完全に防ぐことができない記入漏れに対して、記録する本人・確認者に依存するのではなく、日常業務の記録・書類を電子化＝システム化することで記入漏れを防ぐことができます。

本記事では、帳票電子化ソリューション「XC-Gate(エクシーゲート)」を用いて、どのような記入漏れ対策ができるのか、具体的な対策方法をお客様導入事例とあわせてご紹介いたします。

記入漏れが発生する要因

まずは記入漏れが発生してしまう原因はどのようなものがあるのか、代表的なものをピックアップしました。

ヒューマンエラー

人が作業するものには、記入漏れに関わらずヒューマンエラーが伴います。ヒューマンエラーの要因は様々ですが、注意力散漫、知識不十分、慣れによる手抜き等といったものがあります。

作業や人員体制の不備

記入漏れが発生する際の環境にも要因が考えられます。記録を行う作業者の業務負荷が高く、疲労により集中力が低下している、記録を確認する時間が十分に取れていない、といった場合には記入漏れが発生しやすくなります。

マニュアルの不備

経験が乏しい新人が記録を行う場合、作業マニュアル等を見ながら記録する場面もあります。そのマニュアルが最新の情報になっていない場合、マニュアルに反映されていない箇所に対して記入漏れが生じてしまう可能性があります。記録する書類だけではなく、それに付随するマニュアルや資料の更新し忘れに注意しなければなりません。

書類の複雑化

記録内容は、業務や労働環境、取引先といった様々な要素の変化に応じるため、項目や注意事項などが徐々に増加していくケースが多いです。そうなると、例えばA4サイズの書類にかなり細かく項目が羅列している、A3サイズの書類に100項目以上の記録をしていく等、記録箇所が増えるとその分記入漏れを見逃しやすくなります。

記入漏れの具体的な対策

様々な要因で発生する記入漏れに対してどのように対策をすべきか、代表的な対策をご紹介します。

ダブルチェックの実施

一人で作成して確認した書類は、どうしても見落としが発生していしまいます。別のもう一人が確認する「ダブルチェック」体制を導入することで、自分では気づけなかった小さなミスも、他の人であれば見つけることができるため、記入漏れの発生を防ぐことができます。

紙をやめて電子化する

各種書類を電子化すれば、人が記録する内容に対して記入しているその場で制御ができるようになり、ヒューマンエラーによる入力漏れを防止できます。また紙の印刷や配布、整理にかかる時間・コストをなくせるため、業務の効率が上がるという副次的な効果も得られます。

記入漏れを防ぐ方法として、冒頭でも記録業務のシステム化＝電子化を提案しました。電子化を行うことで記入漏れ対策を行い、確認や差し戻しの手間を減らすことができます。

電子化による記入漏れ対策

帳票電子化ソリューション「XC-Gate(エクシーゲート)」で簡単に実現できる、記入漏れ対策をご紹介いたします。

入力箇所の色分け

記録を行う担当者がわかりやすいのは、色分けです。値が入力されると通常の色に切り替わるため、一目で入力漏れがある箇所を判断することができます。

必須項目の設定

入力が必要な項目に必須設定を行うことで、記録完了・保存を行う際にどの項目入力できていないかを教ポップアップで教えてくれるようになります。

登録の制御

電子化すると、入力が完了した後にデータを送信(保存)をする必要がありますが、関数を用いて入力状況を判断し、未入力欄があると保存ボタンを押せないようにするという制御することも可能です。保存ができないようにする、というのも記入漏れ対策として有効な方法です。

手動での入力箇所を減らす

必須となる項目のうち、担当者名や日付、時刻、関連情報などは開いた時点で自動で入力する設定にしておくことで、そもそも人が記録する必要のある箇所を減らし、記入漏れを防ぐことも電子化ならではの方法です。この方法は、書類を作成する作業者の負担軽減にもつながるため、可能な限り自動で入力する、もしくは別の帳票にあるデータを参照する、といった方法を取り入れることをおすすめします。

これらの設定方法は、「XC-Gate eラーニング」にExcelファイルを登録しております。設定方法にご興味のある方はぜひ「XC-Gate eラーニング」にお申し込み・ご利用ください。「XC-Gate eラーニング」の検索窓から”記入漏れ“と検索いただくとExcelファイルをダウンロードできます。

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お客様事例

記入漏れを防ぐために、電子帳票を工夫されているお客様事例をご紹介いたします。

株式会社ニッスイ様

未記入項目を色を付けて表示させることで、入力漏れ防止に貢献している事例です。様々な工程での日報・チェック表の電子化を行われています。

株式会社東日製作所様

測定抜け・漏れがなくなったことで別の組立工場からの品質に関するクレームが減少した事例です。手作業での入力ではなく、計測と同時に値を入力できる計測機器連携を行われております。検査作業を進めていくと同時に記録も行われていくため、正確なデータの入力を実現しています。

このように、帳票電子化によって記入漏れ防止につながったお客様事例ですが、わかりやすく要約したA4の資料をご用意しています。それぞれのお客様が、記入漏れ防止以外にどのような導入効果があったのかをご紹介しておりますので、ぜひダウンロードしてみてください。