5Sチェックシートを電子化するメリットとは？活用例とお客様事例をご紹介！

5Sとは？

「5S」という言葉を、皆様一度は聞いたことがあるかと思います。「5S」とは、製造業・サービス業などの職場環境の維持改善で用いられるスローガンです。職場だけではなく、学校といった教育現場でもポスターなどで「5S」が掲げられていることもあります。

「整理（せいり）」、「整頓（せいとん）」、「清掃（せいそう）」、「清潔（せいけつ）」、「躾（しつけ）」の頭文字をとって5Sと言われており、組織として環境を綺麗に保つために用いられます。

従業員全員が「5S」を意識し、職場環境を常に綺麗な状態を保つことが理想です。習慣化するためには、毎週1回、毎月1回など適切な頻度を決めたチェックシートの記録が有効です。記録するだけではなく、たまったデータを活用して、5S活動の改善を行っていくことも職場環境維持には重要です。

職場環境の改善を目的とした5Sチェックシートの電子化のメリットについて、チェックシートの構成や電子化だからこそ実現できる機能、実際のお客様事例を合わせてご紹介いたします。

5Sチェックシートの構成

5Sチェックシートは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」のそれぞれのチェック項目が用意されており、各チェック項目に対して「〇または×」「✓（レ点）」が記録されていきます。他にはチェックを行った担当者が誰なのか、いつ実施されたのかを記録していきます。

紙で運用している場合はこのように、1回1枚記録するパターンと1ヶ月分をまとめて1枚に記録するパターンに分けられます。

1回１枚で記録する場合は、情報はすぐに集めることができますがデータ化するためにはパソコンに入力し直す、もしくは記録はしているものの、記録がゴールになってしまい後から見直して改善に活かす取り組みにまで及んでいない職場は少なくないのではないでしょうか。

1ヶ月分をまとめて1枚に記録する場合は、記録する紙の枚数を節約することはできますが、5Sに関して振り返りを行おうとしても、早くとも月末書き終わってからになり、改善活動の実行まで遅れてしまいます。

このように、紙で5Sチェックシートを記録しているとなかなかその後の改善に活かしにくい、といった問題が生じます。この問題は、5Sチェックシートを電子化することで解決でき、さらにこれまでできなかったことまで実現できるようになります。

本記事では、5Sチェックシートを電子化することで得られるメリットをご紹介いたします。

5Sチェックシートの電子化で実現できること

5Sチェックの点数を自動で算出

5Sチェックシートに記録してある「〇または×」「✓（レ点）」だけでは、データ化がしづらい状態です。〇＝2点、△＝1点と点数をつけることで、全体的に点数が低い場所、平均的に点数が低い項目はどれか等、定量的なデータを取得できるようになり、改善活動を実施しやすくなります。

5Sチェックシートの結果を一定期間で自動集計

5Sチェックシートで点数を算出しておくと、集計表で平均値・最高点・最低点などを表示させることができます。平均点の低い場所・エリアなどが一目で把握でき、×が多い項目をピックアップして集計表に反映させる等、まとまった情報を表示することで5Sにおける問題点が浮き彫りになります。

5Sチェックシートの集計表では、平均点など大まかな情報を参照するようにして、最低点が記録された5Sチェックシートへはボタンで書くチェックシートに移動することで、すぐに詳細を確認できます。帳票間を移動できる機能を実装できる現場帳票電子化ソリューション「XC-Gate（エクシーゲート）」ならではの工夫となっております。

帳票間移動機能についてはこちらの記事を参照ください。

5Sチェックの結果を写真と合わせて記録

×となっている指摘箇所も、備考欄に文章を記入するだけでは実施者によって内容の密度が異なり、画像例の備考内容だけでは伝わりにくい状態です。5Sチェックを行う中で、どの部分が改善が必要だったのか、どのように対策を行うべきかを、写真を撮影してチェックシートに登録しておくことで、問題点を迅速に把握し、改善活動で具体的な対策を講じることにつながります。

5Sチェックシートを電子化したお客様事例

店舗のオペレーション標準化のため、5Sの監査業務を行われているイオンリテール株式会社様の事例をご紹介いたします。

2019年に「XC-Gate」を導入し、5S監査シートをタブレット上で操作する監査業務体制をスタート。紙に記入するのではなく「XC-Gate」でタブレットから入力することで、監査結果がすぐさまデータ化されるようになりました。

そのため、5Sの達成度が終了後すぐに判明し、即日店舗への報告・指導を実現。さらには指導項目に該当する箇所には、タブレット上で撮影した画像が添付でき、具体的な指導ができるようになっています。

また、全店で同一のフォーマットかつ、チェックシートからPDFで登録しておいた5S監査のマニュアル（基準書）を参照できるため、統一基準で評価が可能となり、実施する担当者による監査のズレをなくすことに成功しています。

イオンリテール株式会社様の導入事例の詳細はこちらのページ^{_{（別サイトに遷移します）}}からご覧ください。

「XC-Gate」は5Sチェックシートの電子化を支援します

「XC-Gate」とは？

「XC-Gate(エクシーゲート)」は、Excelだけで入力しやすい WEBの電子帳票を作成できる、現場帳票電子化ツールです。「XC-Gate」は誰でもカンタンに、使い慣れたExcel(エクセル)だけで入力しやすい電子帳票を作成することができます。

現場から、タブレット、スマホ、パソコンさまざまなデバイスから電子帳票に入力することができ、即時データ化されるので検索・集計・分析などに活用して業務効率化・現場の改善に貢献いたします。

使い慣れたExcelで、使い慣れたチェックシートを電子化

5Sチェックシートといった職場環境の改善に関連する帳票は、生産活動に直結はしていないこともあり、効率化および活用に向けられる優先度が下がりやすい帳票です。ですが、5Sの徹底は職場環境の改善するだけではなく、決められた場所に道具・備品が常に置かれていることで、作業に必要な道具がすぐに見つけることができ、無駄な時間を削減することにつながります。 また、整理された環境で作業することで、高い安全性を維持し、作業場での事故のリスクも軽減されるといったメリットもあり、生産性向上にも寄与します。

「XC-Gate」であれば、これまで使っていた5Sチェックシートのレイアウトを変えずに電子化することもできますし、1ヶ月に1枚記録していたものを1回1枚の記録に置き換えてこともできます。お客様の5Sチェックシートの運用方法に合わせて、自由にチェックシートを作成できる点も「XC-Gate」のメリットの1つです。