紙の不具合報告書を電子化するメリット

不具合報告書とは？

不具合報告書は、「不良報告書」「不良記録」などの名称で呼ばれており、作業者のミス、製品や設備などでトラブルがあった際に、起きた日時や状況、対応した内容などの詳細情報を記録しておく帳票です。明確な不具合記録を残しておくため、現場の写真を撮影して報告書に添付する運用をしている企業も多くあります。また、製品の品質保証の観点から、報告書を作成して原因・対策を記録し、再発防止を徹底する必要があります。

この不具合報告書は多くの場合紙で記録されており、写真を添付する際にはデジカメやスマートフォンなどで撮影してパソコンに取り込む、または別途プリントアウトしなければならず、報告書作成が長引いてしまう要因となっています。

その後は、紙の報告書をファイリングして事務所や倉庫に保管していることが多くなっており、その場合は再発防止策を実行するまでに時間がかかってしまいます。

不具合報告書の主な運用

記録する報告書のフォーマット・項目は各企業で異なりますが、基本的には①不具合情報の記録、②対応策の記録が含まれています。

また、不具合の記録後の情報活用が最も重要で、不具合対策の立案・実施や、発生した不具合を別の作業グループ・事業所にもノウハウとして共有するなどの施策を行っているケースもあるかと思います。

基本的には紙で運用されている不具合報告書の作成をペーパーレス化＝不具合報告書を電子化することで、単純に紙帳票から電子帳票に置き換えるだけではなく、電子帳票ならではの機能を追加することも可能なため、報告書作成作業の省力化・業務効率化といった複数の効果を得られます。

本記事では、紙で運用している不具合報告書を電子化することで得られるメリットをご紹介いたします。

不具合報告書の記録に関する課題

もう少し具体的に、工場での不具合報告書運用の一例をご紹介します。

①工場内で設備や作業の不具合発生
②印刷してある報告書フォーマットに、設備名や発生時間などの基本情報と、発生状況および対応内容を記録
③事務所へ提出、責任者へ確認・承認依頼
➃責任者が報告書を見ながらExcelの不具合リストに転記
⑤同じ不具合が発生しないように定期的に対策会議を行い、対応策を実行

不具合情報の記録は、記録する以外にも承認・パソコン入力など複数の作業があり、紙での運用は企業によってさまざまな課題が生じています。

• 報告書を見ながらパソコンに入力する作業が大変
• 作業者によって不具合報告の書き方がバラバラで同じ原因かどうか特定しづらい
• 記録漏れがあってもすぐに気づくことができない
• リスト化が後回しになり、記録されてから対策会議が行われるまでに日数が経過してしまう

このように、紙で不具合報告書を運用していると、パソコンへの入力作業に工数がかかってしまったり、対応策を実行するまでに時間がかかってしまったりと生産効率アップにつなげづらくなります。
生産性アップには、まず生産活動が止まってしまう不具合の原因、今後予測される事象を把握し、不具合が発生しないように対策を実行することが大切です。
そのためには、対策を行う判断材料として正確な不具合記録が重要となってきます。

表題にもある通り、紙で運用している不具合報告書を電子化すると、対策を行うための正確なデータが現場で記録されていくだけで蓄積していきます。また、不具合内容や当時の対応方法など、今後対策を打つ上で必要な情報を自動で集計することも可能です。
不具合報告書を電子化および集計の自動化のメリットを具体的にご紹介いたします。

不具合報告書を電子化するメリット

報告内容の統一による不具合データの蓄積

紙では書き方を制御することはできず、作業者やグループによっては書き方が固定化されてしまっており、報告書の書き方を統一することは困難です。
電子化することで、作業者やグループの自由入力を制御することが可能なため、入力内容を統一が実現できます。
不具合が起きた場所や設備はあらかじめ選択式の入力項目にして、報告内容についても主な内容はリストで準備しておくことで、データが蓄積した後にある程度分類できているため集計しやすくなります。

不具合報告書に写真をその場で撮影・貼付

不具合報告の際、写真を添付する運用をしている企業も多いのではないでしょうか。文字情報だけでは伝えられる情報が下記がられており、視覚的な情報を付与することで具体的な状況報告を行えるようになります。タブレットやスマートフォンのカメラで撮影して貼り付けることで、文字情報＋写真情報をまとめて管理することができます。

引用：『XC-Gate導入事例』株式会社垣内様

不具合報告内容の自動集計で管理者の工数削減

タブレットから報告書に入力された内容はすべてデータベース化され、そのデータから重要な内容をピックアップして集計表を自動で生成することができます。

通常、不具合報告書と集計表は連動しておらず、集計作業が毎回発生することになりますが、集計を自動化することでこれまでかかっていた作業工数を丸ごと削減することができ、管理者の業務効率もアップします。

集計表用の電子帳票をあらかじめ用意しておく必要がありますが、その後は自動的にデータが反映されていくので対策会議の際には集計表を参加者全員で見ながら対応策を検討することができます。

「XC-Gate」は不具合報告書の電子化を支援します

「XC-Gate」とは？

「XC-Gate(エクシーゲート)」は、Excelだけで入力しやすい WEBの電子帳票を作成できる、現場帳票電子化ツールです。
「XC-Gate」は誰でもカンタンに、使い慣れたExcel(エクセル)だけで入力しやすい電子帳票を作成することができます。

製造現場から、タブレット、スマホ、パソコンさまざまなデバイスから電子帳票に入力することができ、即時データ化されるので検索・集計・分析などに活用して業務効率化・現場の改善に貢献いたします。

使い慣れたExcelで、使い慣れた報告書フォーマットで電子化

不具合報告といった、現場で記録する帳票を電子化するには、実際に入力を行う作業者が持つ抵抗感をなくしていくことが重要です。「XC-Gate」であれば、これまで使っていた報告書のレイアウトを変えずに電子化することができるので、紙からタブレットには置き換わるものの、現場の運用をガラッと変えずに電子化することが可能です。

不具合報告書サンプル帳票のご案内

また、不具合報告書・不具合集計表のサンプル帳票もテクノツリーデベロッパーサイトにて公開中です！(無料のアカウント登録が必要です)

ログイン後、「サンプルデータダウンロード」内の「【帳票サンプル】不具合報告書・不具合集計表」を選択してダウンロードが可能ですので、XC-Gateをお使いの方はぜひお試しください！