多くの企業で、会社や工場、施設へ入場する際に人の出入りを管理するため、入退場の記録を行っています。入退場の記録と管理は、企業には欠かせないセキュリティ対策です。
入場する人物が限られているエリアであれば、ICカードを用いた入退室管理システムを運用するパターンがありますが、工場や施設などの入退場記録の多くは紙で運用されています。
紙での運用は便利ですが、セキュリティ対策の強化・関係者の入退場管理をしやすくするため、入退場記録の電子化をおすすめします。
本記事では、工場や施設の入退場記録を電子化するにあたり、サンプル帳票をベースに活用例をご紹介いたします。
目次
入退場記録を紙で運用する場合の課題
入退場記録には「入場時刻」「氏名」「退場時刻」が必ず書かれており、社外の人が出入りする場合は、「会社名」「入場理由」が主な記録内容となっています。さらに食品を取り扱う工場や施設では、衛生管理を徹底するため入場ルールが存在し、チェック項目をすべて満たしているかを確認してから入場するように運用されています。
記録用紙に書くだけなので入場者は楽ですが、管理面では以下のような課題が発生します。
- 後で入退場記録を回収して保管する必要がある
- 定期的に記録用紙を補充しなければならない
- チェック項目の記録漏れがあっても回収してからでないと気付くとができない
- 入退場に関するトラブルが発生したとき、該当の記録を探すのに時間がかかる
いずれも紙の運用のままでは解消することができない課題です。
XC-Gate(エクシーゲート)で入退場記録を電子化
上記の課題は、入退場記録を電子化することでまとめて解決できます。電子化することで用紙の印刷・補充・回収・保管は不要となり、記録漏れの防止と入退場記録の検索スピードアップに貢献します。
「XC-Gate(エクシーゲート)」は入退場管理記録専用のシステムではなく、汎用性の高い電子帳票システムなのでいつ入場したか・退場したかの情報を記録するだけではなく、入場前のチェック項目を追加することができるため、企業で定められた入場ルールに合わせた入退場記録を作成することができます。
電子化するにあたり、入退場記録を行う場所にタブレットまたはスマートフォンの設置が必要になりますが、ICカードや読み取り用の機器が必要となる、入退室管理システムよりもお手軽に導入できます。
キーボード入力は面倒に思われる方が多いため、固定の入力内容であれば選択式の入力方法にすることをおすすめします。入力内容がバラバラの場合は、タブレットのキーボードアプリを用いて手書き情報から文字を認識する機能を活用すると、入力者は紙と同様に手書きで記録しつつ、テキスト変換されるため正確なデータを保存できるようになります。
例：Windowsのタッチキーボードを使用
※手書きキーボードは各端末により対応・非対応がありますため、ハードウェアの仕様をご確認ください。
お客様の用途に合わせた、入退場記録のサンプル帳票を3つご紹介します。
サンプル：作成が簡単な入退場記録
守衛室や入口にタブレットを設置し、常に入退場チェック表を表示しておきます。
紙で運用している場合は、このような複数行1画面にまとめて表示するチェック表のレイアウトが多いと思います。こちらのサンプル帳票は、文字、日付、プルダウンといったシンプルな機能で構成されているため、簡単に作成・編集することができます。
「XC-Gate(エクシーゲート)」で記録した後は、データの保存（サーバーへ送信）が必要ですが、入力するたびに保存ボタンを押すのは面倒、忘れそう、という場合、定期的に自動保存されるように設定することも可能です。
保存を自動化すれば、紙で運用していたときと同様に、入場時刻と入場者情報、退場時刻を記録するだけで完結します。
自動保存機能については別の記事で詳しく紹介していますので、興味のある方はこちらの記事もご覧ください。
実績の自動保存機能を使って登録漏れを防止！
XC-Gateで入力したデータ（実績）は、通常は入力者の方が登録ボタンを押さないとXC-Gateには保存されません。XC-Gateの「機能タグ」「ループタグ」を組み合わせると、実績を自動保存機能を設定することができます。自動登録は、Excel関数を組み合わせれば任意のタイミングで実行可能です。
サンプル：検索しやすい入退場記録
Excel関数や過去値参照機能を応用した、入退場データを後から検索しやすいようにするパターンのサンプル帳票です。入場時に、番号が記載されたバッジまたは名札を入場者に渡して、入場者の情報とその番号を入力してもらいます。
退場時に、番号を再度記録してもらうと入場時の情報が自動的に入力され、退場時刻のみ入力するようになっています。
入退場の記録が1人1件登録されるようになるため、会社名や名前で検索することができます。実績の検索を使うと、過去の入退場の記録をすぐに把握することが可能です。
サンプル：従業員の入退場チェック（食品工場）
食品工場へ入場するために、従業員情報に加えて衛生チェック記録も登録することができます。衛生チェックに記入漏れがあると登録できないように制御しているため、記入漏れを防止します。
出退勤管理・備品管理とあわせて運用することも可能で、実際に食品工場における入退場記録を電子化し、運用されているお客様事例がございますので、こちらのページもぜひご覧ください。
デリカフーズ株式会社様導入事例
デリカフーズ株式会社ではXC-Gateクラウドサービスを2019年12月に導入（2023年4月よりクラウド版XC-Gate.V3に移行）し、出退勤や備品管理の記録をはじめ、現場で使われるさまざまな種類の帳票を電子化している。
帳票のダウンロード方法
今回ご紹介したサンプル帳票は、テクノツリーデベロッパーサイトよりダウンロードいただけます。
すでにXC-Gateをお使いの方は、帳票をアップロードするだけですぐに実際の動きをご覧いただけます！
ダウンロードの際は、デベロッパーサイト内の「サンプルデータダウンロード」から、「【帳票サンプル】入退場記録」を選択してください。(デベロッパーサイトへの無料アカウント登録が必要です)
＼XC-Gateに興味を持たれた方はお気軽にお問い合わせください／
コメントを残す