スーパー、飲食店など小売業界の手書き報告書のデジタル化推進例

こちらの記事では、小売業界における業務効率化の一環として、衛生記録、品質管理チェックシートといった帳票の電子化に最適なツールとして、現場帳票電子化システム「XC-Gate(エクシーゲート)」の活用例を掲載しています。

業界

小売業界は人手不足が深刻化しており、業務効率化による省人化が急務となっています。また、小売業は長時間労働のイメージを持たれることが多く、他の業界に比べて求職者が集まりづらいという特色があり、職場イメージの改善も重要です。

労働力の確保＝求職者を増やすためには、賃金の引き上げはもちろんですが、職場環境のデジタル化を促進して属人的作業が少ないことをアピールすることも、小売業の職場イメージ改善にもつながり採用活動に効果的と考えられます。
DX化の推進によりIT、デジタルを活用して、業務・サービスの品質向上を目指す必要があります。

企業課題例

・店舗レイアウトやPOPなどの情報共有化
・スタッフの教育・育成マニュアル書の軽減
・報告業務の効率化
・POSシステムが旧式化、低コスト運用化したい。
・毎日の発注・在庫報告書業務の軽減

企業取組み例

発注業務の効率化
FAXで行っていた発注作業をタブレット・PCで入力し効率化

スタッフ教育の強化
若手スタッフ・未経験スタッフに、早く理解してもらう為、
動画を使った教育を実施。隙間時間など利用して効果発揮。

業務報告負担を軽減
店舗・店舗運営部の本社への日々日報・報告書をタブレットを使用して電子化して本社等へ送付。
本社業務軽減・作成者負担軽減化とリアルタイムな報告で成果。

現状の問題と課題

効率的なチェーン オペレ―ションと、高品質な接客を継続的に両立していくためには、
店舗と本部のコミュニケーション力向上が重要。
本部の施策を各店舗に伝えたり、店舗の情報を本部に伝えたりするツールとしての活用

「小売業界」におけるXC-Gateの活用

XC-Gateは、Microsoft Excel（マイクロソフト・エクセル）で作成した帳票を、タブレットなどのブラウザ表示用に変換するシステムです。紙で使用していた現場帳票などをペーパーレス化。
発注仕入から、在庫管理、販売管理など、今まで紙で利用していた部分を電子化することが可能です。入力したデータは、都度サーバーに送られるため、在庫や、問題箇所などの報告も、すばやく確認し、管理することが可能です。

XC-Gate 活用例①「発注仕入、入荷出荷、販売などの作業をペーパーレスに」

現場で使用する点検票や、検査票、チェックシートなど、各種資料を電子化。紙の帳票と異なり、どこでも簡単に入力することができます。入力したデータは、都度サーバーに送られるため、問題点などの報告も、簡単にすばやく確認管理することができます。また、データはcsvで吐き出すことも出来るので、グラフ化、可視化も簡単におこなうことができます。

XC-Gate 活用例②「現場のマニュアル」としての活用

今まで紙で使っていたマニュアルをペーパーレス化。XC-Gateでは、紙やエクセルイメージのまま利用することができるので、現場のマニュアルとしての利用も可能です。また、紙とは異なり、更新の通知や、更新内容の共有が簡単におこなえます。

XC-Gate 活用例③「データの分析活用」

各種データを、XC-Gateで入力・管理することで、データの入力から、収集・管理・分析まで簡単におこなうことができます。蓄積したデータは、将来コストの予測や、修繕計画、ベンチマークなどのデータとして有効に活用できます。

この記事では、小売業界での活用事例について紹介しました。現場帳票にお困りがございましたら、お気軽にお問い合わせください。