XC-Gateを使いこなす！｜03 帳票運用を支える検索の工夫

XC-Gateを使いこなす！シリーズは、XC-Gateのデモ動画をもとに、現場業務の「あるあるなお悩み」を解決する全4回の記事としてお届けしています。
第3回目となる今回は、「現場と管理の両方の視点で使いやすさを再定義する」をテーマに、健康チェック・お弁当注文帳票を例として、検索方法の工夫をご紹介します。

帳票電子化ソリューション「XC-Gate」とは

「XC-Gate」は紙で記録している日報や点検表、チェックシートなどの様々な帳票を電子化することができる帳票電子化ソリューションです。製造業を中心に、様々な業界から選ばれています。今まで紙で使用していた帳票を、そのままのレイアウトで電子化して、現場のペーパーレス化を実現します。Excel帳票を入力しやすいWEB画面に変換し、作業しているその場で直接入力・登録が可能です。登録したデータはすぐにデータベースに保存され、すぐにデータを検索することができます。さらに、集めたデータを月報や管理表などのデータ集計等に活用することも可能です。

検索方法のバリエーションが運用のしやすさを支える

電子帳票の運用をスムーズに行うためには、必要な情報をすぐに見つけられることも重要な要素です。複数の検索方法があることで、帳票を使う人や使う場面、見つけたい情報に応じた検索が可能になります。たとえば、対象者が多い現場では、探し方に選択肢があるだけでも入力や確認の負担を減らしやすくなります。さらに、管理側にとっても、必要な情報へ素早くたどり着けることは、日々の確認作業を効率化するうえで大きなメリットです。こうしたちょっとした帳票の工夫が、現場側と管理側の両方にとって使いやすい電子帳票づくりにつながります。それでは、次に「健康チェック・お弁当注文帳票」を基に、XC-Gateの具体的な工夫を見ていきましょう。

XC-Gateで実現する、健康チェック・お弁当注文帳票の活用例

多くのデータから、素早く社員を選べる検索機能

まずは社員名の選択画面です。
社員名の検索は、社員番号・部門名・50音順など、複数の条件で行うことができます。

たとえば、部門名と50音で社員名を絞り込むことで、対象者をよりスムーズに探せます。
社員数が多い現場では、目的の人を見つけるまでに手間がかかることもありますが、検索方法に選択肢があることで、状況に応じた探し方ができるようになります。
部門を選択すると、氏名欄に表示される候補も連動して切り替わります。さらに50音を指定することで、その部門内の候補をより細かく絞り込むことも可能です。

また、社員番号を直接入力して表示させることもできるため、すでに番号が分かっている場合には、よりスピーディーに該当者を呼び出せます。
このように、複数の検索方法を持たせることで、多くのデータの中から必要な情報を素早く見つけることができます。

健康チェックを分かりやすく入力・確認

次に、健康チェックの入力画面です。ここでは、体温や咳の有無、鼻づまりの有無などを入力していきます。毎日繰り返し使う帳票だからこそ、項目が分かりやすく、入力しやすいことが大切です。

入力中の状況は、右端の項目で確認することができるため、どこまで入力が進んでいるかを把握しやすくなっています。これにより、入力漏れや確認漏れに気づきやすくなり、現場での確認作業もスムーズに進められます。このように、日々の健康状態を扱う重要な帳票でも、入力のしやすさと確認のしやすさを両立できます。

商品名と画像を連動させ、ダブルチェックを実現

続いて、お弁当の選択画面です。
商品名の変更に応じて、画像を切り替えることができます。文字だけでは分かりにくい場面でも、画像があることで内容を直感的に確認しやすくなります。

これにより、商品名だけでなく画像でも確認できるため、選択内容のダブルチェックが可能になります。似た名前の商品が並ぶ場合でも、視覚的な情報があることで迷いにくくなり、選び間違いの防止にもつながります。
現場での「間違えない仕組み」を作るうえで、こうした表示の工夫は非常に有効です。

管理側では、集計・検索を柔軟に対応

最後に集計表です。
集計表では、記入日や社員名で検索することができます。ただ一覧を表示するだけでなく、必要な条件で絞り込むことで、確認したいデータに素早く辿り着けます。

たとえば、9月1日から5日の間で記入日を絞り込むと、対象データだけを確認できます。さらに、社員名で絞り込んだり、体温チェックや健康チェックで分類したりすることも可能です。
このように、確認したい内容に合わせて見方を変えられるため、管理者にとっても使いやすい集計表になっています。

また、未入力や健康チェックに異常がある方は該当項目の色を変えることで、一目で気付きやすい表示にできます。
注意が必要なデータを一目で把握しやすくすることで、見落としの防止や確認の効率化にもつながります。
これにより、管理者は多くのデータの中から必要な情報を素早く見つけ、状況を正確に把握できます。

お弁当数の確認にも活用可能

記入日を9月1日に設定し、その他の検索項目をクリアにすると、その日のお弁当数を確認することができます。
用途に応じて条件を切り替えることで、必要な情報だけを分かりやすく表示できるのも、この帳票の特長です。

このように、同じ帳票であっても、検索条件や表示の工夫によって、確認したい内容に応じた使い分けが可能です。
単なる入力帳票にとどまらず、現場運用と管理業務の両方を支える仕組みとして活用できます。

今回のデモ動画は下記よりご覧いただけます。ぜひ映像で実際の帳票の動きを詳しくチェックしてみてください。

FAQ

Q1. 入力漏れや誤入力を防ぐための機能はありますか？
A1. XC-Gateでは、入力状況をリアルタイムで確認できるステータス表示や、選択した商品名に合わせて画像を切り替える連動機能を活用できます。視覚的に確認・ダブルチェックができる仕組みを帳票内に組み込むことで、現場での入力ミスや確認漏れを大幅に低減できます。

Q2. ITに詳しくない現場スタッフでも、スムーズに電子帳票を使いこなせますか？
A2. はい、使いこなせます。大切なのは「現場が迷わない設計」にすることです。例えば、社員名を選択式にする、写真を見て選べるようにする、入力状況を可視化するといった工夫により、ITスキルに関わらず誰でも直感的に操作できる環境を構築できます。

Q3. 電子帳票を導入しても、現場に定着せず使われなくなるのが不安です。
A3. ツールを入れるだけでなく、現場の業務フローに合わせた「運用設計」が重要です。東京システムリサーチ社では、XC-Gateの導入支援だけでなく、現場に定着するまでサポートする「DX伴走支援サービス」を提供しています。現場の「使いにくい」という声を拾い上げ、継続的に帳票を改善していくことが定着の近道です。

さいごに

東京システムリサーチ社では、XC-Gateを導入するだけで終わらせるのではなく、お客様の現場業務に合わせた運用設計や活用方法の提案を通じて、「使いたおす」をコンセプトとしてXC-Gateが現場に定着するまでしっかりとサポートを行っています。DX化に伴うつまづきを防ぎ、誰でもDXを続けられる環境づくりの徹底サポートを行うサービス「DX伴走支援サービス」もご提供されております。現場の紙運用にお困りの方はぜひお気軽にご相談ください。

次回も、現場業務のさまざまなシーンを想定したデモ事例を順次ご紹介していきます。現場の紙運用でお困りの方や帳票電子化を検討されているの方は、ぜひ今後のシリーズ記事もあわせてご覧ください！

実際に東京システムリサーチ社の伴走支援と共にXC-Gateを導入されたお客様事例は下記のバナーよりダウンロードいただけます。ぜひこちらもご覧ください。

XC-Gateのデモ動画をもとに、現場業務の「あるあるなお悩み」を解決する方法をご紹介するシリーズ記事の第1回、第2回は下記よりご覧いただけます。まだご覧になられていない方はぜひチェックしてみてください。

過去のシリーズ記事はこちらからもご確認いただけます！

XC-Gateを使いこなす！｜01 設備保全管理編

XC-Gateを使いこなす！｜02 電子帳票の構成例