棚卸はなぜ時間がかかるのか？｜棚卸業務を効率化する具体策

棚卸業務は、どの企業にとっても欠かせない重要な業務です。
しかし現場では、

• 「棚卸のたびに業務が止まってしまう」
• 「人手不足で現場の負担が大きい」
• 「紙やExcelの管理に限界を感じている」

といった課題を抱えているケースも少なくありません。

特に人手不足や働き方改革、DX推進の流れを背景に、棚卸の効率化や省力化への関心は年々高まっている一方で、「どこから改善すればよいのか分からない」という声も多く聞かれます。

本記事では、棚卸の基本から、時間がかかる理由、そして現場に無理なく取り組める効率化の具体策までを分かりやすく解説します。

また、製造業や物流だけでなく、中小企業やオフィスの備品管理など、幅広い分野で棚卸の重要性が高まっています。

棚卸とは？

棚卸とは、一定の時点で企業が保有している商品や原材料、仕掛品、備品などの数量や状態を確認し、実際の在庫と帳簿上の在庫が一致しているかを確認する作業です。

この作業は、決算時の正確な資産把握だけでなく、不正防止や在庫精度の向上、業務改善の観点からも重要です。
在庫の実態が把握できていない場合、欠品や過剰在庫が発生し、企業の利益に直接影響する可能性があります。

そのため棚卸は単なる確認作業ではなく、経営に直結する重要なプロセスといえるでしょう。

棚卸の種類

棚卸とひとことでいっても、実際には企業や業種、運用方法によってさまざまな種類があります。
まずは代表的な棚卸の方法を整理しておくことで、自社に合った効率化の方向性が見えてきます。

定期棚卸

定期棚卸とは、一定のタイミングで在庫を一斉に確認する方法です。
多くの企業では、月次や四半期、決算前などに実施されることが一般的です。

全在庫を対象とするため、在庫の精度を高めやすい一方で、作業負担が大きく、業務を一時的に停止する必要があるケースも少なくありません。
特に紙やExcelを用いた運用では、現場の作業量が集中しやすく、人手不足の影響を受けやすい点が課題となります。

循環棚卸（ローテーション棚卸）

循環棚卸とは、在庫を日常業務の中で分割して確認していく方法です。
すべての在庫を一度に確認するのではなく、対象を絞って定期的に実施することで、業務への影響を抑えることができます。

在庫精度を維持しながら負担を分散できるため、近年はこの方法を採用する企業も増えています。
ただし、運用ルールが曖昧だと、確認漏れや記録の不整合が発生しやすくなるため、データ管理の仕組みづくりが重要です。

抜き取り棚卸

抜き取り棚卸は、在庫の一部を抽出して確認する方法です。
主に不正防止や内部統制の観点から実施されることが多く、監査対応やリスク管理の一環として活用されます。

短時間で実施できるというメリットがありますが、在庫全体の精度を担保するには、他の棚卸方法と組み合わせて運用することが求められます。

実地棚卸と帳簿棚卸

棚卸は、「実際の数量を確認する実地棚卸」と、「帳簿上のデータを確認する帳簿棚卸」にも分類されます。
多くの企業では、これらを組み合わせて在庫管理を行っていますが、紙やExcelによる運用では照合作業に時間がかかりやすく、負担の原因となることもあります。

こうした棚卸の方法にはそれぞれメリットと課題があり、現場の状況や業務内容に応じた運用設計が重要です。
次に、なぜ棚卸業務に多くの時間がかかってしまうのか、その背景を整理していきます。

なぜ棚卸は時間がかかるのか？

棚卸業務は、決して複雑な作業ではありません。それにもかかわらず、多くの現場で「時間がかかる」「負担が大きい」と感じられているのはなぜでしょうか。

その背景には、いくつかの共通した要因があります。

1. 作業が“二重化”している

紙やExcelを中心とした運用では、

• 現場で数える
• 紙に記入する
• 事務所に戻って入力する
• データを照合する

といったように、同じ情報を複数回扱う工程が発生しがちです。
この“転記”や“照合作業”が積み重なることで、実際の棚卸作業以上に時間がかかってしまうケースが少なくありません。

2. 作業が一時期に集中する

定期棚卸では、特定の日程に作業が集中します。その結果、通常業務を止めて対応せざるを得ない状況が生まれます。

人員を一時的に増やせない場合、現場の負担はさらに大きくなります。特に人手不足が続く環境では、この負荷は無視できません。

3. 属人化している

棚卸の手順や在庫の配置を「ベテランが把握している」状態になっている場合、担当者が不在になると作業効率が大きく落ちることがあります。

また、作業精度が担当者の経験に依存してしまうと、確認や再チェックの時間が増えやすくなります。

4. リアルタイムで把握できない

紙やExcel中心の運用では、棚卸結果を即時に共有することが難しく、最終的な数値確定までに時間がかかります。

差異が発生した場合も、原因特定に時間を要することが多く、結果として全体の工数が膨らみやすくなります。

構造の問題が棚卸業務の負担の理由

棚卸に時間がかかるのは、現場の努力不足ではありません。作業の流れや情報管理の仕組みに、時間を要する構造が組み込まれていることが多いのです。

そのため、改善のポイントは「人を増やすこと」ではなく、作業プロセスを見直し、無駄な工程を減らすことにあります。

次章では、こうした課題をどのように効率化につなげていくのか、具体的な方法を整理していきます。

棚卸を効率化する方法

棚卸業務の効率化は、大がかりなシステム導入から始める必要はありません。重要なのは、現場に無理のない方法で、段階的に改善を進めることです。

ここでは、実践しやすい代表的な効率化の方法を紹介します。

1. 作業工程の見直し（ムダの削減）

まず取り組みたいのは、現在の棚卸フローの可視化です。

• 数える
• 記録する
• 照合する

この一連の流れの中で、二重入力や不要な確認工程が発生していないかを整理します。

工程を洗い出すだけでも、「実は同じ作業を2回やっている」といった気づきが生まれることがあります。小さな改善の積み重ねが、全体の時間短縮につながります。

2. バーコードの活用

次のステップとして有効なのが、バーコードの活用です。
紙に記入する代わりに、バーコードを読み取って数量を記録することで、

• 転記作業の削減
• 入力ミスの防止
• 作業スピードの向上

といった効果が期待できます。

既存の在庫管理システムと連携できる環境であれば、比較的スムーズに導入できるケースも多く、現実的な第一歩として採用されています。

3. ハンディターミナルの導入

バーコード運用をさらに効率化する方法として、ハンディターミナルの活用があります。
現場で読み取ったデータをその場で記録・送信できるため、

• 転記作業の削減
• リアルタイムでのデータ反映
• 確認作業の簡略化

が可能になります。

特に循環棚卸との相性がよく、日常業務の中で無理なく棚卸を実施できる体制づくりにつながります。

企業規模や運用環境によって効果は異なりますが、紙中心の運用と比べて作業負担の軽減を実感する企業も増えています。

4. RFIDなどの自動化技術

さらに高度な効率化として、RFIDの活用があります。

複数の商品を一括で読み取ることが可能なため、大量在庫を扱う現場では大きな効果が期待できます。

一方で、導入コストや運用設計の難易度も考慮する必要があります。そのため、まずはバーコードやハンディターミナルでのデジタル化を進め、その後に段階的に拡張していく方法が現実的です。

RFIDリーダーから、電子帳票へ入力できるデモ動画がございますのでご興味のある方は以下の関連記事もご覧ください。

5. 現場に定着する仕組みづくり

ハンディターミナルやバーコードを導入しても、現場で定着しなければ効果は十分に発揮されません。
実際には、「入力が難しい」「運用が複雑」「現場ごとにルールが違う」といった理由から、デジタル化が進まないケースも少なくありません。

そのため近年は、現場主導で画面や入力ルールを柔軟に設計できる仕組みが注目されています。

例えば、現場の業務フローに合わせて帳票や入力画面を構築できるツールを活用することで、

• 作業者ごとの入力負担を軽減
• 運用ルールの統一
• リアルタイムでのデータ共有

といった効果が期待できます。

こうした仕組みは、バーコードやハンディターミナルと組み合わせることで、棚卸だけでなく日常業務の効率化にもつながります。
現場に無理なく定着させるためには、IT部門だけでなく現場が主体となって改善できる環境づくりが重要です。

6. 棚卸業務の効率化を支える現場DXの仕組み

棚卸の効率化は、単にバーコードやハンディターミナルを導入するだけでは十分とはいえません。
現場に定着し、継続的に改善できる仕組みを整えることが重要です。

例えば、紙帳票をそのまま電子化し、現場入力とデータ連携を一体化することで、転記や確認といった間接作業を削減できます。また、リアルタイムでのデータ共有により、差異の早期発見や原因分析も可能になります。

こうした現場DXの基盤として活用されているのが、XC-Gateです。

XC-Gateは、紙やExcelで運用していた帳票を電子化し、現場から直接データを入力・共有できる環境を構築できます。
バーコードやハンディターミナルと連携することで、棚卸業務の効率化を段階的に進めることが可能です。

例えば、以下のような改善が期待できます。

• 紙記入からの脱却による入力時間の削減
• 転記作業の削減による人的ミスの低減
• リアルタイム共有による確認作業の効率化
• 循環棚卸の実施による業務停止の最小化
• 棚卸だけでなく日常業務のデータ活用

また、現場の業務フローに合わせて帳票や入力画面を設計できるため、「システムに業務を合わせる」のではなく、「業務にシステムを合わせる」運用が可能です。

その結果、現場の負担を抑えながらデジタル化を進められる点が、多くの企業に評価されています。

バーコードやハンディターミナルを単体で導入するのではなく、XC-Gateのような現場入力基盤と組み合わせることで、棚卸業務だけでなく日常の作業データも蓄積され、継続的な改善やDX推進につながります。

自社の棚卸レベル診断チェックリスト

以下の項目にいくつ当てはまるか確認してみてください。

3つ以上当てはまる場合は、棚卸の効率化による改善効果が期待できます。

おわりに

棚卸業務は、企業活動を支える重要なプロセスです。
一方で、紙やExcelによる運用、転記作業の多さ、人手不足などにより、現場に大きな負担がかかっているケースも少なくありません。

棚卸に時間がかかる原因は、現場の努力不足ではなく、作業工程や情報管理の仕組みにあります。

まずは現在のフローを見直し、バーコードの活用やハンディターミナルの導入といった取り組みから段階的に進めることで、無理のない効率化が可能になります。

さらに、現場入力とデータ活用を一体化できる仕組みを整えることで、棚卸業務だけでなく日常業務全体の改善にもつながります。

棚卸DXは、一度にすべてを変えるものではありません。
自社の現場に合った方法から、小さく始めることが成功のポイントです。