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『XC-Gate導入事例』高松帝酸株式会社様

更新日:2022/01/31

XC記事

ジャンル:事例
製品:XC-Gate.ENT

点検記録の書類作成時間を80%削減

自社活用で概念実証を行い、同社クライアントへデジタル化ツールとして訴求


会社紹介




高松帝酸株式会社は昭和25年創業、高圧ガスの製造・販売を行う企業である。
四国内に13拠点あり、そのネットワークを生かして、様々な医療や産業に関するお客様にサービスを提供している。
高圧ガスだけではなく、各種機材、資材など幅広い取り扱いが特徴で、お客様へ最適なプランを提案することを使命としている。

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同社では、ガスの検査記録や分析表、日常点検といった書類作成業務に時間・手間・場所が奪われており、これらの課題を解決するにはデジタル化の推進が必須であると考え、タブレットとXC-Gate.ENTを導入した。



XC-Gate.ENT導入前の課題から、導入後の電子化による効果、今後の展開までを専務取締役 営業本部長 太田氏(左)、ガス事業本部 製造技術グループ 課長 加藤氏(中央)、高松事業所 製造グループ 主任 湊氏(右)にお話を伺った。


課題


同社では、XC-Gate.ENTの導入前、ガス検査記録、分析表の作成、日常点検など、製造部門で使用している記録類は全て紙で記録、保存していた。
「事務所に戻り、紙を見ながらパソコンへ入力し直す作業に非常に時間が掛かっており、それに加えて転記ミスの発生等、書類の信頼性についても課題がありました。」と、ガス事業本部 製造技術グループ 課長 加藤氏は話す。
同社のお客様先に設置しているガス供給設備の点検の際も、紙の点検表で運用しており、点検内容を手書きで記録後会社に持ち帰り、パソコンに入力していたという。このように数多くの紙の記録が存在し、紙からパソコンへ打ち直す二度手間となる作業が毎日行われ、非常に時間が掛かっていた。

このような状況では決して快適な業務環境とは言えず、この状況を打開する為に、工場の問題点についてブレインストーミングを実施した結果、書類の作成時間、書類の保管スペースなど、書類に関する問題が多く上がった。
その後、各担当者の作業の流れに沿ったVSM(バリューストリームマップ)を作成、手書き記録の無駄の特定を行ったことで、自社の課題が浮き彫りになったという。


VSM(バリューストリームマップ)とは?
現状を把握し、プロセスで無駄がある場所を特定し、その無駄を取り除くための方法を見つけるために役立てることができるプロセス図のことを指す。


「課題が明確化されたことで、製造のスマート化、帳票の電子化で改善につなげたいと考え、これからは書類の管理でも、データ管理を導入する必要があると感じました。」と加藤氏は振り返る。

検査記録1件に対して約2時間から2時間半程度かけて作業を行っており、記録だけではなく1日に承認しなければならない書類は25~30枚程あり、書類に関する業務だけで一日合計3時間掛けて作業を進めていた。
こういった書類をまとめたファイルを保管する棚も圧迫されていく一方のため、保管場所の確保にも労力を要していた。

XC-Gateを選択した理由


こういった多方面の書類に関する課題を解決するため、入力ツールの導入検討を開始した。様々な入力ツールの中でもXC-Gate.ENTでは、電子帳票を作成するときにExcelだけで全て完結する。また、Excelを使える人であれば、誰でも簡単に帳票を作成することができるということが、XC-Gate.ENTを選択した最大の理由であると加藤氏は語る。
XC-Gate.ENTの利用用途は工場の日常点検記録、ガスの充填記録、または分析記録や検査記録、その他10種類程度の記録書類で、多種多様な帳票類の電子化を実現している。

導入後の効果


電子化した帳票の中で、実際に検査記録の電子化を行った結果について、高松事業所 製造グループ 主任 湊氏は以下の通り評価した。
「お客様先にある設備の検査業務において、XC-Gateを導入させていただきました。
今までは検査記録を作成するにあたり、お客様先で手書きによる記録を行い、その後パソコンに入力し、書類を作成するという業務になっておりました。
書類作成に掛かる時間が2時間から2時間半掛かっておりましたが、XC-Gate.ENTを導入することで、その時間を0.5時間程に短縮することが出来ました。

作業時間の短縮だけでなく、帳票類の電子化で紙が不要となり、書類をまとめたファイルで圧迫されていた棚は使用率が半分になった。現在は、過去に紙で記録していた書類を保管しているが、帳票類の電子化以降減り続けており、スペースの有効活用に繋がっている。

帳票の電子化の効果は、元々の課題を解決するだけではない。
「XC-Gateを導入するにあたり、タブレットを使用する必要が発生しまして、
そのタブレットの使用にあたり、製造グループ全体がデジタル化に関する意識の向上に繋がっていったと思います。」(湊氏)
昨今では、DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進され、企業全体のデジタル技術による変革が求められている時代である。同社では、昔から利用し続け使い慣れた紙から、タブレットという電子機器に置き換えるという大きなデジタル変化を実行した。入力ツールのデジタル化、と身近なところからスタートしたことから、同社 製造グループでのデジタル意識の向上につながったのではないだろうか。
ただし、導入してすぐにタブレットの使用が広がったわけではない。今回のXC-Gate.ENTの利用がきっかけでタブレットを導入したが、初めてタブレットを扱う方や、使い慣れていない方が多くいたこともあり、そういったメンバーへの教育に当初苦労した、と湊氏は話す。製造グループでの電子化を成功させるため、XC-Gate本格運用までに3ヶ月から半年の期間を掛けて、紙書類と電子帳票の並行稼働を行い、定着化させた。
現場のデジタル意識の向上という、時代に沿った効果を得ることができた。
「XC-Gateを導入して紙書類等を電子化することに繋がり、また、管理したデータ等を活用し、素早くお客様からの問い合わせに対応することが可能になり、お客様からお褒めの言葉をいただくことができました。」(湊氏)
XC-Gate.ENTの導入は、同社内だけでなくお客様からの評価向上という嬉しい副次的効果ももたらした。

今後の展開


帳票の電子化を成功させた同社において、取締役専務の太田氏は以下のように振り返った。
「当社でも点検記録であったり、伝票であったり、アナログな転記というのがたくさんありまして、手作業というのは2重、3重作業にもなりますし、ミスが発生するということで、手間とミスを削減するためにはデジタル化を推進するしか方法はない、と思いました。」
導入を決定したXC-Gate.ENTはコスト面、運用面を見ても、非常に手軽かつアフォータブルで採用しやすく、簡単なシステムであると評価した。
社内のこれからの展開として、社内でまず製造技術部でXC-Gate.ENTを使用し帳票の電子化を運用することによって、PoC (Proof of Concept)=概念実証を行い、製造技術部で運用できるようになったという実績をもとに、設備工事部や在宅医療の点検部署など、まだ残っている2重作業をデジタル化での解決を考えているという。
また、同社では顧客へのソフトウェア提案も行っていることから、
「最終的には、当社で概念を実証したものをもとに、当社のお客様にデジタル化のツールとして提案していきたいと思っています。」(太田氏)
お客様にとって最も信頼できる実際の成功事例をもとに、同社はデジタル化を訴求していく。
今後、同社を中心にXC-Gate.ENTがどう広まっていくのか期待したい。

今回の取材の模様をまとめたインタビュー動画も公開しております!ぜひご覧ください!


高松帝酸株式会社 関係者の皆様、
ご多忙の中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。


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製品: XC-Gate.ENT