【改ざん防止】XC-Gate機能ご紹介「履歴管理機能」

チェックシートの電子化、ペーパーレス化ツールとしてご好評をいただいているXC-Gate(エクシーゲート)ですが、お客様からのニーズを受け、バージョンアップと共に便利な新機能が追加されています。

今回は、入力内容の改ざん防止に関してご要望が多かったため実装された、
「実績の履歴管理機能」についてご紹介します。

履歴管理機能の対応バージョン：Ver.1.4.15～

ところで「実績」って何？
XC-Gateで電子化した帳票に、タブレットから入力した後、帳票データを「登録」ボタンを押してサーバーに送信します。この時登録されたデータのことを、XC-Gateでは実績と呼んでいます。

「実績」のより詳細な説明はこちらの記事をチェック！

https://www.xc-times.com/function/3735/

「実績の履歴管理機能」とは

登録された実績について「いつ」「だれが」「どの項目を」変更したのかを管理者が確認できる機能です。
こちらの機能が、XC-Gateでは標準機能として実装されており、データを不正に改変できないように、改変されたことを確実に知らせるための仕組みとしてご提供しております。

XC-Gateを使って、製造業務や検査業務のデータを正しく記録・管理するだけでなく、記録内容から製品の品質や安全性を担保することにもつながり、お客様のデータ管理のセキュリティを証明する上でも重要な機能となっております。
こちらのXC-Gateの履歴管理機能について、設定方法や履歴の確認方法等、詳しくご紹介いたします！

設定方法

履歴情報を取得したい帳票では、あらかじめ管理者画面より履歴管理機能をONに設定します。
設定後、対象の帳票・実績の履歴情報を取得できるようになります。
※設定前の情報は表示されませんのでご留意ください

注意事項

･実績の履歴機能を利用すると、保持するデータ量が多くなるためHDD容量は通常推奨容量の2倍必要となります。

機能説明

履歴管理機能には、「帳票・実績全体」「帳票単位」「実績単位」の3つの画面で履歴が確認できるようになっております。

XC-Gateに登録されている帳票・実績全体の履歴 ※こちらの機能はシステム管理者権限を持つユーザーのみが閲覧できます
↓さらに細かく
帳票単位の履歴(1つの帳票単位での設定・削除履歴や登録されてる実績の登録・変更履歴)
↓さらに細かく
実績単位の履歴 (1件単位での実績の登録・変更履歴)
で見ていくことができます。

履歴の確認画面はこちらです。

左上にあるボタンから、履歴情報はCSVで出力することもできます。一覧画面の上部には検索機能があり、利用者コード（ID）や、実績の登録だけでなく実績のロックや承認申請など、処理内容検索で絞り込むことも可能です。
例えば、数日分の履歴データをまとめてCSVで出力し、不必要な上書き登録がなかったかどうかなどをチェック・抽出する際にもご利用いただけます。
また、履歴機能がOFFの場合は上書き登録した後(最新の実績)のみを確認することができますが、上書き前の実績をCSVやExcelファイルで出力することも可能です。
また、「操作時XLSX出力」のボタンからは、実績登録当時のフォーマットで出力することができます。

履歴管理機能の利用例

以前に確認したときと実績内容が違う場合、管理者画面から実績の更新状況をさかのぼることができます。

履歴の一覧を確認すると、
帳票名：「設備点検チェックシート.xlsx」の実績名：「202000826」に対して、上書き登録の履歴が残っています。

「内容」ボタンをクリックすると、どの項目が変更されたのかが表形式で表示されます。

温度計の値が書き換えられていることが確認できます。

こちらの画面では、左上のプルダウンで表示内容を「すべて」か「変更箇所のみ」か選択でき、
全ての項目を確認、もしくは変更があった箇所だけ絞り込んで表示することができるようになっています。

こちらの履歴情報画面から、yamadataroというIDの作業者 が、新規で実績登録した10分後に、
異常値だった温度計の値を正常値に書き換えて上書き登録したことが確認できます。

このように、XC-Gateの履歴管理機能は実績の項目単位まで変更履歴を保持するため、改ざん防止に役立ちます。
こちらの履歴管理機能を活用できそうといったお客様がおりましたら、ぜひご利用いただければと存じます。

補足：標準機能の「履歴管理機能」と有償オプション「操作ログオプション」との違い

こちらの記事でご紹介した「履歴管理機能」は、帳票と実績や各項目、実績のロックや承認の履歴等が確認できる機能です。

「操作ログオプション」では、「ログインをした」「○○フォルダを開いた」「マスタを登録した」といった、XC-Gateの様々な機能の操作・アクションのログを確認することができる機能です。
ですので、違いとしては、
「履歴管理機能」：帳票・実績・項目の登録・変更内容を確認する機能
「操作ログオプション」：ログイン、フォルダやマスタ、利用者の登録、実績の登録といったXC-Gateの様々な操作情報を確認する機能となります。

「操作ログオプション」のより詳細な説明はこちらの記事をチェック！

https://www.xc-times.com/function/3722/

お客様の用途に合わせて、「履歴管理機能」「操作ログオプション」をご利用いただければと存じます。

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